Lær AmpleoCRM at kende

AmpleoCRM er et CRM-system (Customer Relationship Management) udviklet i Danmark til europæiske B2B-virksomheder. Systemet samler kunder, salgsmuligheder, tilbud, fakturaer, kontrakter, servicehenvendelser, projekter og meget mere i én platform - så I slipper for at jonglere mellem regneark, e-mail-tråde og andre systemer.

Brugerfladen er organiseret i tre områder - Sales, Service og Settings - og benytter en ensartet opbygning. Det betyder, at når du har lært at bruge ét skærmbillede, kan du hurtigt navigere i resten. Alle data og al infrastruktur er placeret i EU.

Login

Når du åbner AmpleoCRM, mødes du af forsiden. Klik Log ind for at komme til login-skærmen, hvor du indtaster din e-mail og adgangskode. Herefter lander du på dashboardet, der giver dig et hurtigt overblik over dine vigtigste data.

Første gang en bruger logger ind, oprettes vedkommendes profil automatisk. Den allerførste bruger i en ny organisation tildeles automatisk Administrator-rollen, så I kan komme i gang med det samme.

Sidebar

I venstre side af skærmen finder du sidebaren - din primære navigation. Den viser de enheder (virksomheder, kontaktpersoner, salgsmuligheder osv.) der hører til det aktive område. Klik på et punkt for at åbne den tilhørende listevisning.

Områdeskifter

Nederst i sidebaren finder du områdeskifteren. Klik for at skifte mellem Sales, Service og Settings. I samme menu kan du også logge ud og se din brugerprofil.

Dashboardet på forsiden viser automatisk de dashboards der hører til det aktive område. Skift område, og dashboardet opdateres med det samme.

Min dag er et arbejdsbord frem for et overblik. Den samler det, du selv står for, på én skærm, så du kan starte dagen uden at lede fem steder. Andres aktiviteter kommer ikke med - det er med vilje.

De tre grupper

Både aktiviteter og opfølgninger vises. Opfølgninger er de påmindelser, der lægges på en kunde eller en sag, og de har det med at blive glemt, hvis de kun ligger på posten.

Filtrér på type

Du kan begrænse listen til opkald, møder, mails eller opgaver, eller lade den vise alle typer. Poster med høj prioritet er markeret, så de ikke drukner i en lang dag.

Afslut direkte fra listen

Du kan markere noget som afsluttet uden at åbne det. Det er den hurtige vej gennem en dag med mange små ting - og det er også det, der holder besøgstal og opfølgninger retvisende andre steder i systemet.

Andre dage end i dag

Du kan bladre frem og tilbage mellem dage. Så snart du forlader dags dato, skifter overskrifterne fra "I dag" og "I morgen" til den faktiske dato, så du ikke kommer til at tro, du kigger på i dag. En knap fører dig tilbage til dags dato igen.

Mine opgaver

Arbejder du med arbejdsopgaver, står dagens opgaver øverst: dem du er primær ressource på, og dem du er booket på. Har du ingen opgaver på dagen, vises afsnittet ikke. Hver opgave viser tidspunkt, kunde, adresse og kontaktens telefonnummer.

Ny opgave

Knappen "Ny opgave" åbner en ny arbejdsopgave i siden af skærmen, så du bliver på Min dag. Du står som primær ressource; vælg en anden, hvis opgaven er til en kollega. Har du en mail fra kunden, kan "Udfyld fra tekst eller fil" foreslå titel, beskrivelse, kunde og kontakt ud fra den.

Klokken i toppen samler de beskeder, systemet selv sender dig. Den tæller ulæste, og siden viser dem samlet, hvor du også kan markere alle som læst på én gang.

Hvad udløser en besked

Notifikationer kommer fra to slags hændelser:

De to hænger sammen med Min dag: notifikationen fortæller dig, at der er landet noget nyt, mens Min dag er stedet, hvor du arbejder det af.

Slå enkelte typer fra

Under dine personlige indstillinger kan du fravælge de enkelte typer hver for sig. Alle typer er slået til som udgangspunkt, og et fravalg gælder kun dig - det ændrer ikke noget for dine kolleger.

Salgsmodulet dækker hele salgsprocessen fra første kontakt til fakturering. Alle enheder hænger sammen, så du f.eks. kan oprette et tilbud direkte fra en salgsmulighed og senere konvertere det til en faktura.

Virksomheder og kontaktpersoner

Virksomheder er de organisationer I samarbejder med. Kontaktpersoner er de individuelle personer hos virksomhederne. En kontaktperson kobles til en virksomhed via lookup-feltet "Virksomhed". Åbn en virksomhed for at se alle tilknyttede kontakter, salgsmuligheder og aktiviteter samlet på tidslinjen.

Udfylder du feltet Domæne på en virksomhed (f.eks. ampleo.dk), kobles nye kontaktpersoner med en e-mail på det domæne automatisk til virksomheden. Det gælder også de kontaktpersoner, der oprettes automatisk, når du sporer en mail fra Outlook-tilføjelsen. En kontaktperson, hvor du selv har valgt virksomheden, bliver ikke ændret.

Salgsmuligheder

En salgsmulighed repræsenterer en potentiel handel. Den har et stadie (Kvalificering, Tilbud, Forhandling, Afsluttet) og et forventet beløb. Dashboardet "Sales Pipeline" viser en grafisk tragt over alle åbne salgsmuligheder fordelt på stadier, så du hurtigt kan se, hvor dine handler befinder sig.

Tilbud

Et tilbud indeholder linjer med produkter, antal og priser. Stadier: Kladde, Aktivt, Vundet, Tabt, Revideret. Du kan generere et tilbudsdokument baseret på en skabelon direkte fra formularen.

Fakturaer

Fakturaer følger samme mønster som tilbud med linjer og stadier (Kladde, Aktiv, Betalt, Annulleret). Fakturaer kan synkroniseres med jeres ERP-system via integrationen.

Kontrakter

Kontrakter sporer aftaler med kunder med stadier som Kladde, Aktiv, Sendt til underskrift, Underskrevet, Udløbet. Hvis digital signering er sat op (f.eks. via Penneo), kan kontrakter sendes til underskrift direkte fra systemet med ét klik.

Produkter og omsætning

Produkter er det I sælger og kan vælges på tilbuds- og fakturalinjer. Omsætning er ERP-importerede eller manuelt oprettede poster til analyse og rapportering.

Dashboards i Sales

• Sales Pipeline - tragtdiagram og stadieopdeling med ejer-fordeling.
• Revenue - omsætningsoversigt med fordeling på type og periode.

Kampagner

En kampagne er en post, I kan henføre leads til, så I kan se hvor de kom fra. Den er bevidst holdt enkel og består i dag kun af et navn - datoer, budget og resultater kan komme til, når der er et konkret behov for dem.

Segmentsøgning finder virksomheder i det danske CVR-register - ikke i jeres egne data. Den bruges til at bygge en emneliste: sæt kriterierne for den type virksomhed I vil i kontakt med, se hvem der matcher, og træk de relevante ind i systemet.

Sæt kriterierne

Du kan kombinere så mange filtre du vil:

Fra resultat til poster

Resultaterne vises sidevis, og du bestemmer hvor mange der vises ad gangen. Marker de virksomheder du vil bruge, vælg under Opret som om de skal oprettes som virksomheder eller som leads, og opret dem.

Valget betyder noget for arbejdsgangen: opret som lead når det er en emneliste, der skal bearbejdes og kvalificeres først, og som virksomhed når der er tale om kunder, I allerede ved I skal have i kartoteket.

Slå en enkelt virksomhed op

Ud over segmentsøgningen kan systemet slå en enkelt virksomhed op på navn eller CVR-nummer og hente stamdata derfra, så I ikke skal taste adresse og selskabsform manuelt. Der kan også hentes P-numre (produktionsenheder) og regnskabstal for de seneste år.

Servicemodulet hjælper med at håndtere kundehenvendelser, supportopgaver og vidensdeling. Alle sager kan kobles til virksomheder og kontakter, så historikken altid er samlet.

Servicehenvendelser

En servicehenvendelse repræsenterer en kundes anmodning om hjælp. Hver sag har en status (Ny, I gang, Afventer kunde, Afventer tredjepart, Løst, Annulleret), en prioritet (Lav, Normal, Høj, Kritisk) og kan kobles til en virksomhed, kontaktperson og servicekø. Brug tidslinjen til at logge al kommunikation direkte på sagen.

Sagstyper og servicekøer

Sagstyper kategoriserer henvendelser (f.eks. "Teknisk support", "Fakturaspørgsmål"). Servicekøer fordeler sager mellem teams, så den rette afdeling altid får de rigtige sager.

Videnbase

Interne artikler med løsninger og FAQ til brug for supportmedarbejdere. Opbyg jeres videnbase løbende, og reducer dermed gentagende henvendelser.

Dashboards i Service

• Service Overview - nøgletal for aktive sager, højprioriterede, uassignerede og løst i dag.
• Service Performance - trendkurver over oprettede og løste sager fordelt på kø og type.

Kundepleje svarer på ét spørgsmål: kommer I ud til de kunder, I har aftalt at komme ud til? I sætter et mål for hvor mange besøg en virksomhed skal have på et år, og siden viser hvor I ligger i forhold til målet lige nu.

Sådan sættes et mål

Et besøgsmål hører til én virksomhed i ét regnskabsår og består af et måltal for antal besøg. Du kan tilføje en note, og målet har en ejer, så det tæller med hos den rigtige sælger. Opret et nyt mål med knappen øverst på siden.

Den samme virksomhed kan have mål i flere år, men kun ét mål pr. år. Vælg året øverst på siden for at se et andet regnskabsår.

Hvad tæller som et besøg

Besøgstallet regnes ud løbende og tælles ikke manuelt. Et besøg er en aktivitet af typen møde, som er registreret på virksomheden, og som er markeret gennemført.

Møder, der er booket frem i tiden, tælles for sig i kolonnen Planlagt, så du kan se, om der allerede er sat noget i kalenderen til at hente et efterslæb ind.

På sporet eller bagud

Kolonnen Forventet er ikke måltallet, men hvor mange besøg I burde have haft på nuværende tidspunkt. Den fordeler måltallet jævnt ud over året: er der gået en tredjedel af året, forventes en tredjedel af besøgene.

En virksomhed markeres som bagud, når antallet af gennemførte besøg er lavere end det forventede, og målet endnu ikke er nået. Er målet nået, er linjen færdig uanset hvornår på året det skete.

Listen sorterer de mest presserende øverst: bagud uden noget booket vejer tungere end bagud med møder allerede i kalenderen.

Kræver opmærksomhed

Under besøgsmålene ligger en liste over kunder, der er ved at glide. En virksomhed havner her, hvis en af to ting gælder:

• Den er blevet kold. Der er ikke registreret nogen aktivitet i et antal dage. Grænsen står som standard på 60 dage, og du kan selv vælge en anden i feltet Kold efter.
• Der ligger en overskredet opfølgning på virksomheden.

Bemærk at listen kun dækker virksomheder, der har et besøgsmål i det valgte år. Kunder uden mål holdes ikke øje med her.

Dine egne eller hele teamets

Øverst skifter du mellem Mine og Teamets. Som udgangspunkt ser du de mål, du selv ejer. Teamvisningen kræver rettighed til at se andres data, så knappen vises kun, hvis du har den.

Aktiviteter bruges til at logge al interaktion med kunder. Der findes fem typer:

Tidslinje

På formularer for virksomheder, kontaktpersoner, salgsmuligheder og servicehenvendelser finder du en tidslinje med alle aktiviteter i kronologisk rækkefølge. Herfra kan du oprette en hurtig note direkte i tidslinjen eller oprette nye aktiviteter via knapperne i toppen. Tidslinjen viser også automatisk e-mails der er tracket via Outlook-integrationen.

Opfølgninger

Fra en hvilken som helst post kan du oprette en opfølgning - en påmindelse med dato og tid, der sikrer at du aldrig glemmer at følge op.

Kalenderen samler det arbejde, der har en tid og en person, i ét billede. Den henter fra tre steder i systemet, og du vælger selv hvilke af dem du vil se.

De tre kilder

Under Vis i kalenderen slår du de enkelte kilder til og fra, og hver kilde har sin egen farve, så du kan se hvad der er hvad. Du kan desuden lade en visning afgøre, hvad der kommer med fra en kilde, hvis du kun vil se en del af den.

Vælg personer først

Kalenderen viser altid bestemte personers tid, ikke alt på én gang. Vælger du ingen, er kalenderen tom - det er ikke en fejl. Vælg de personer, hvis kalender du vil se, så tegnes en kolonne pr. person.

Flyt og opret

Du flytter en begivenhed ved at trække den til et nyt tidspunkt, og du opretter en ny ved at klikke på et tomt felt; den nye post får det tidspunkt, du klikkede på.

Optaget-tid fra Microsoft 365

Har I koblet mail og kalender til Microsoft 365, kan du slå Vis bookinger fra Microsoft 365 til. Så lægges de valgte personers optagede tid ind i billedet, og du undgår at booke oven i noget, der kun står i Outlook.

Der hentes kun tidspunkter - aldrig hvad aftalen handler om, hvem der deltager eller hvor den er. Blokkene står derfor uden titel, og de kan hverken klikkes eller flyttes, fordi der ikke ligger nogen post i CRM bag dem.

Når en periode er for fyldt

Er der flere begivenheder i perioden, end kalenderen henter, får du det at vide i stedet for at se et tilfældigt udsnit. Det er med vilje: en kalender, der ser tom ud, hvor der i virkeligheden er booket, er værre end en besked om at perioden er for tæt. Vælg en kortere periode eller færre personer.

Planlægning på en liste

Ud over kalenderen kan lister med planlagt tid vises som en ressourcetidslinje, hvor hver ressource har sin egen række hen over tiden. Det er den visning, der bruges til at fordele arbejde mellem flere teknikere. Se afsnittet om lister og visninger for hvordan du skifter visning.

Når du vælger en enhed i sidebaren åbnes en listevisning med alle poster i en tabel. Lister er det primære overblik over dine data.

Søgning, filtrering og sortering

• Søgning - søgefeltet søger på tværs af alle søgbare felter (navn, e-mail mv.).
• Filtrering - klik på kolonneoverskrifterne for at filtrere. Du kan kombinere flere filtre for præcise resultater.
• Sortering - klik på en kolonneoverskrift for at ændre sorteringsretning.

Visninger

Over listen finder du en visningsvælger. En visning definerer hvilke kolonner der vises og standardsortering. Klik på blyant-ikonet for at tilpasse en visning:

• Tilføj eller fjern kolonner og ændre rækkefølgen (op/ned).
• Vælg standardsortering og tilføj permanente filtre.
• Gem visningen under et nyt navn til genbrug.

Egne visninger kan slettes igen. Systemdefinerede visninger kan tilpasses men ikke slettes.

Andre måder at se den samme liste

Over listen sidder en visningsvælger, der skifter mellem forskellige måder at tegne de samme poster. Du ser kun de visninger, den enkelte enhed understøtter - derfor er valgmulighederne ikke ens på tværs af systemet. Et kort giver kun mening, hvor der er en adresse, og et Gantt-diagram kun, hvor der er en start og en slutning.

Når du klikker på en post i en liste åbnes en formular. Formularen er det centrale arbejdssted for en enkelt post.

Opbygning

• Sektioner - felter grupperet i navngivne sektioner (f.eks. Virksomheder og Kontaktpersoner).
• Faner - flere faner med felter, undergitre og tidslinje (f.eks. Salgsmuligheder, Tilbud). Faner kan tilpasses via formularbyggeren.

Kommandolinje

Øverst i formularen finder du en kommandolinje med handlingsknapper. Standardknapper er Gem, Slet og Annuller. Nogle enheder har yderligere kommandoer (f.eks. "Generer dokument", "Send til underskrift" eller "Print").

Relaterede data og ændringslog

Formularer kan indeholde undergitre der viser relaterede poster (f.eks. tilbud på en virksomhed). Alle ændringer logges automatisk og kan ses via ændringsloggen på formularen - du kan altid se hvem der ændrede hvad og hvornår.

Dokumentskabeloner

Under Settings → Dokumentskabeloner kan administratorer oprette skabeloner til dokumenter (f.eks. tilbud, kontrakter, fakturaer). Hver skabelon er knyttet til en enhedstype og kan indeholde flettefelter der automatisk udfyldes med data fra den aktuelle post - virksomhedsnavn, kontaktperson, beløb osv.

Generering af dokumenter

Fra en posts formular klikker du "Generer dokument" i kommandolinjen. Vælg en skabelon, se en forhåndsvisning og download dokumentet. Genererede dokumenter gemmes automatisk på posten, så du altid har en historik.

Vedhæftede filer

Filer kan uploades og vedhæftes til poster via formularens dokumentsektion. Understøtter alle almindelige filtyper.

Skift til Settings-området via områdeskifteren. Indstillinger kræver minimum Manager-rollen; ændringer kræver Admin-rollen.

Generelle indstillinger

Digital signering

Konfigureres under indstillinger. Vælg udbyder (f.eks. Penneo), miljø (sandbox/produktion) og indtast API-nøgler. Herefter kan kontrakter sendes til digital underskrift direkte fra formularen.

Brugerstyring

Under Brugerstyring kan administratorer se alle brugere, ændre visningsnavn og rolle, aktivere/deaktivere og oprette nye brugere.

Dataimport

1. Vælg enhedstype - hvilken type data skal importeres.
2. Upload fil - upload en CSV-fil med dine data.
3. Kolonnekortlægning - match kolonnerne i din fil til felter i systemet. Systemet foreslår automatisk matchende felter.
4. Importresultat - se hvor mange poster der blev oprettet og eventuelle fejl med linjenumre.

Under Abonnement ser I jeres nuværende aftale, og det er herfra en prøveperiode konverteres til et betalt abonnement.

Fra prøveperiode til abonnement

En ny konto starter som en prøveperiode med fuld adgang. Når I vil fortsætte, accepterer en administrator vilkårene her, og kontoen skifter til et betalt abonnement uden at I mister data eller opsætning undervejs - det er den samme konto, der fortsætter.

Hvad I betaler for

Der afregnes pr. bruger, og en feltagent tæller som sin egen, billigere licenstype. Antallet følger de brugere, I har oprettet, så en bruger, der ikke længere skal bruge systemet, bør deaktiveres under brugeradministrationen frem for bare at holde op med at logge ind.

Adgang i AmpleoCRM styres af to ting, der er uafhængige af hinanden. Blander man dem sammen, bliver opsætningen forvirrende, så det er værd at holde dem adskilt fra starten.

1. Niveau: hvor meget må brugeren

Hver bruger har præcis ét niveau, og niveauerne ligger oven på hinanden:

En manager kan alt det, en bruger kan, og mere. En administrator kan alt det, en manager kan, og mere - herunder opsætning, brugerstyring og automatiseringer. Det er niveauet, der afgør, om nogen må se andres data eller ændre på systemets opsætning.

2. Roller: hvad brugeren er

En rolle beskriver funktionen - montør, sælger, bogholder. Roller lægges oven i niveauet, og en bruger kan have flere. Nogle roller følger med systemet og kan hverken redigeres eller slettes; ud over dem kan I oprette jeres egne, så de passer til jeres organisation.

Roller styrer hvilke områder man ser

Det, roller bruges til i dag, er at give hver medarbejdertype et fokuseret sidebar-område. Et område - Salg, Service, Feltservice, HR, Indstillinger - kan tildeles en eller flere roller, og reglerne er:

• Har et område ingen tildelte roller, er det åbent for alle. Det er udgangspunktet, så intet forsvinder, før I selv begynder at styre det.
• Har området fået tildelt roller, ser man det kun, hvis man har en af dem.
• Administratorer ser altid alle områder. Det er bevidst - så kan man ikke ved et uheld lukke sig selv ude af opsætningen.

Hvad roller endnu ikke gør

Roller afgør i dag hvilke områder en bruger ser - ikke hvad vedkommende må gøre ved den enkelte post. Om man kan oprette, rette eller slette, følger stadig niveauet ovenfor. Rettigheder helt ned på postniveau er forberedt i systemet, men er ikke taget i brug endnu, så planlæg ikke jeres opsætning ud fra dem.

Hvor det sættes op

Brugere, roller og teams administreres under Indstillinger. Her opretter I brugere, sætter deres niveau og tildeler roller. Ændringer slår igennem, næste gang brugeren logger ind.

Under Settings → Formulartilpasning kan administratorer tilpasse layoutet for alle enheder, så systemet passer til jeres arbejdsgange.

Enhedsoversigt

Du ser en liste over alle enheder med en kontakt til at vise/skjule dem i navigationen. Klik Tilpas for at åbne formularbyggeren.

Formularbyggeren

• Venstreside - tilgængelige felter, undergitre og tidslinje.
• Højreside - selve formularen med faner og kolonner.

Du kan tilpasse:

• Faner - tilføj, omdøb, sorter via træk-og-slip eller slet faner.
• Kolonner - tilføj eller fjern kolonner i en fane (1-3 kolonner).
• Felter - træk felter fra sidebaren ind i kolonner; fjern dem ved at trække dem tilbage.
• Undergitre og tidslinje - tilføj relaterede gitre og aktivitetstidslinje til en fane.

Brug "Nulstil til standard" for at gendanne standardlayoutet.

Værdilister er indholdet i systemets dropdown-felter - stadier, statusser, prioriteter og lignende. I kan tilpasse dem, så de hedder det, I kalder tingene, i stedet for at bøje jeres sprog efter systemets.

Hvad I kan ændre

• Omdøb en værdi, så den passer til jeres ordbrug.
• Sortér værdierne, så den mest brugte ligger øverst i dropdownen.
• Skjul en værdi, I ikke bruger. Den forsvinder fra dropdownen, men eksisterende poster, der allerede har værdien, beholder den.
• Tilføj egne værdier ud over dem, systemet leverer.
• Afhængige lister, hvor valget i ét felt bestemmer, hvad der kan vælges i det næste.

Globale og enhedsspecifikke lister

Nogle lister er markeret Global og deles af flere enheder - ændrer du en global liste, slår det igennem alle de steder, den bruges. Andre hører til én enhed og kan ændres uden at påvirke resten.

Fortryd

En liste, I har ændret, er markeret som tilpasset. Der er en knap til at nulstille den til systemets standardværdier, hvis tilpasningen viser sig ikke at holde.

Et beregnet felt viser et tal, der er regnet ud fra relaterede poster i stedet for at være tastet ind. Typiske eksempler: samlet omsætning på en virksomhed, antal åbne sager, eller gennemsnitlig ordrestørrelse.

Sådan er en formel bygget op

En formel består af en eller flere målinger og et regnestykke, der binder dem sammen.

En måling henter tal fra en relateret enhed: du vælger enheden, hvilket felt der binder den til posten, og hvordan værdierne skal lægges sammen - sum, gennemsnit, mindste, største eller antal. Antal behøver ikke et felt; de øvrige gør.

Har du flere målinger, kombinerer du dem i et regnestykke, hvor hver måling er en variabel: M1 / M2 giver et gennemsnit, M1 - M2 en difference. Der kan bruges plus, minus, gange, division, parenteser og faste tal. Med kun én måling er regnestykket bare den ene måling.

Visning

Du vælger, om resultatet skal vises som almindeligt tal, beløb eller procent, og hvor mange decimaler der skal med. Felterne kan sorteres indbyrdes, og et felt kan slås fra uden at blive slettet.

En automatisering er en regel, I selv sætter op uden kode: når der sker noget bestemt med en post, og bestemte betingelser er opfyldt, så gør følgende. Typiske eksempler er at sætte en opfølgning når et lead oprettes, sende en mail når et tilbud vindes, eller give besked før en aftale udløber.

Hvornår reglen kører

Hver regel lytter på én posttype og én af fire hændelser:

Betingelser

Betingelser afgør om handlingerne skal køre. Du vælger, om alle betingelser skal være opfyldt (OG) eller om én er nok (ELLER). Hver betingelse sammenligner et felt med en værdi:

• Er lig med, er ikke lig med, indeholder
• Større end, mindre end
• Er tom, er ikke tom
• Er ændret - sand hvis feltet blev rørt i den ændring, der udløste reglen

Handlinger

En regel kan udføre en eller flere handlinger:

Sikkerhedsnet

Automatiseringer kører i baggrunden med faste grænser, så en uheldig regel ikke kan løbe løbsk:

• Højst 25 handlinger i én kørsel, og kørslen afbrydes efter 30 sekunder.
• En handling, der rammer flere poster på én gang, berører højst 100 poster.
• Regler, der udløser hinanden, stopper efter fem led.
• Fejler den samme regel fem gange i træk, slås den automatisk fra, og du kan se årsagen på oversigten. Den bliver stående slået fra, indtil du selv aktiverer den igen.

Hold øje med kørslerne

Oversigten viser for hver regel hvilken posttype den lytter på, hvornår den sidst kørte, og om den er aktiv eller automatisk slået fra. Nederst ligger de seneste kørsler med deres udfald: gennemført, fejlet, sprunget over eller stadig i kø.

Hele køen kan sættes på pause og startes igen. Det er nyttigt under en større dataimport, hvor I ikke vil have hver eneste oprettet post til at udløse regler undervejs.

Dataimport lægger rækker fra en Excel- eller CSV-fil ind i en eksisterende tabel. Det er værktøjet til en kundeliste, en produktliste eller et udtræk fra et andet system - skal I flytte et helt CRM, er datamigrering det rigtige sted.

Kravene til filen

Har I mere end det, så del filen op og kør den i flere omgange. Første række skal være overskrifter - det er dem, I kortlægger felterne ud fra.

Sådan forløber en import

1. Vælg tabel. Hvilken slags poster filen skal blive til.
2. Vælg fil. Filen læses igennem, og I får besked med det samme, hvis den er tom, for stor eller i et format der ikke kan bruges.
3. Kortlæg kolonner. For hver kolonne i filen vælger I hvilket felt den skal ind i - eller at den skal springes over. En prøveværdi fra filen vises ved siden af, så I kan se at I rammer rigtigt. Er et påkrævet felt ikke kortlagt, siger systemet det, før I kan gå videre.
4. Forhåndsvis. De første fem rækker vises, som de vil se ud efter importen.
5. Importér. Til sidst vises hvor mange der blev oprettet, hvor mange der blev sprunget over, og hvad der eventuelt fejlede.

Spring dubletter over

Sætter I flueben i Spring dubletter over, tjekker systemet mod det, I allerede har, inden en række oprettes:

• Virksomheder genkendes på et præcist CVR-match, eller på navnet uden hensyn til store og små bogstaver.
• Kontaktpersoner genkendes på e-mailadressen, også uden hensyn til store og små bogstaver.

Andre tabeller har ikke en tilsvarende regel, så her importeres rækkerne som de er.

Når noget går galt

Rækker valideres enkeltvis, og fejlene siger hvilken række og hvilket felt det drejer sig om - typisk en dato, et tal eller et ja/nej-felt, der ikke kan læses, eller en henvisning til en post der ikke findes. Er der for mange fejl, stopper importen, så I ikke ender med en halv fil inde og en halv udenfor.

Skal I flytte fra et andet CRM, kan systemet hente data direkte via det gamle systems API i stedet for at gå vejen om regneark. Der kan i dag migreres fra Dynamics 365 (Dataverse), HubSpot og webCRM.

De tre trin

Godt at vide

En opsætning gemmes, så I kan køre den igen. Det er nyttigt, når I vil tage en prøvekørsel på en enkelt tabel først og se, om felterne lander rigtigt, før I flytter resten.

Gennemgå kortlægningen grundigt inden den store kørsel. Det er langt hurtigere at rette et forkert felt i opsætningen end at rydde op i tusindvis af poster bagefter.

Kommer I fra HubSpot, viser trinnet Brugere de ansvarlige fra HubSpot. Opret de manglende som brugere uden licens, før I overfører, så posterne beholder deres ansvarlige. Dem, der skal kunne logge ind, opgraderer I bagefter under Brugere. Trinnet skal køres i hvert miljø, I migrerer til, fordi brugere ikke er en del af opsætningsfilen.

En opsætning kan eksporteres til en fil og importeres et andet sted, så en kortlægning, I har prøvet af, kan tages med uændret. Adgangsoplysningerne kommer aldrig med i filen; dem indtaster I igen efter importen. Peger kortlægningen på felter eller værdier, der ikke findes, hvor den importeres, står det under kortlægningen, før I kører noget.

Historikken svarer på spørgsmålet "hvem ændrede det her, og hvornår". Alle oprettelser, rettelser og sletninger af poster registreres automatisk, og siden lader jer søge i dem bagefter.

Sådan søger du

Du skal angive mindst ét filter - siden viser bevidst ikke alt på én gang, fordi historikken vokser med hver eneste ændring i systemet. Du kan søge på:

• Enhedstype, f.eks. kun virksomheder eller kun tilbud.
• Handling: oprettet, opdateret eller slettet.
• Bruger, hvis I vil se hvad en bestemt person har lavet.

Filtrene kan kombineres, så du kan gå fra "alt der er slettet" til "det denne bruger slettede blandt tilbuddene".

Historik på den enkelte post

Skal du kun bruge historikken for én konkret post, er det hurtigere at åbne posten og se dens egen ændringslog end at søge her. Denne side er til de tværgående spørgsmål.

Under Settings → Dashboards kan du oprette egne dashboards der vises på forsiden. Brug dem til at visualisere de nøgletal der er vigtigst for jeres forretning.

Opret et dashboard

1. Klik "Opret nyt" og giv dashboardet et navn.
2. Vælg hvilke områder det skal vises i (Sales, Service eller begge).
3. Angiv en sorteringsrækkefølge (lavere tal vises først).

Tilføj komponenter

Hvert komponent er et diagram baseret på data fra systemet. For hvert komponent vælger du:

Projektmodulet giver jer mulighed for at planlægge og følge op på projekter direkte i CRM. Projekter kan kobles til virksomheder og salgsmuligheder, så I bevarer det fulde overblik.

Projektstruktur

Et projekt indeholder opgaver med start- og slutdato, ansvarlig, status og prioritet. Opgaver kan organiseres i faser og vises i et Gantt-diagram der giver et visuelt overblik over tidslinjen.

Ressourcestyring

Tildel teammedlemmer til opgaver og følg forbrugt tid. Dashboards viser belastning pr. medarbejder og projektfremdrift.

AmpleoCRM integrerer med Microsoft Outlook via et Outlook-addin. Med addinnet kan du tracke e-mails direkte til poster i CRM uden at forlade din indbakke.

Tracking af e-mails

Når du åbner en e-mail i Outlook, viser addinnet de matchende kontakter og virksomheder fra CRM. Med ét klik tracker du e-mailen, og den vises på postens tidslinje som en e-mail-aktivitet med emne, afsender og modtager.

Afsendelse fra CRM

Du kan også sende mails direkte fra AmpleoCRM via aktivitetsformularen. Mailen logges automatisk på tidslinjen.

Installation (administrator)

Outlook-addinnet udrulles centralt af jeres Microsoft 365-administrator, så knappen automatisk er tilgængelig for de valgte brugere - de skal ikke installere noget selv.

1. Gå til Microsoft 365 Admin Center → Settings → Integrated apps → Upload custom apps.
2. Vælg Provide link to manifest file og indsæt: https://api.ampleocrm.com/manifest.xml
3. Tildel addinnet til de relevante brugere eller grupper, og klik Deploy.

Sådan kommer du i gang

1. Åbn en e-mail i Outlook (web eller desktop).
2. Klik Track i CRM i båndet.
3. Første gang logger du ind med din AmpleoCRM-email og adgangskode - derefter huskes du.

E-mailen logges nu som en aktivitet i CRM. Tracker du den samme mail igen, får du besked om, at den allerede er tracket.

AmpleoCRM har en indbygget AI-assistent baseret på Mistral, der kører i EU. AI-assistenten hjælper dig med at arbejde smartere ved at analysere dine data og foreslå handlinger.

Hvad kan AI gøre?

• Smarte forslag - få anbefalinger til næste skridt baseret på historik og mønstre.
• Dataanalyse - stil spørgsmål til dine data på naturligt sprog.
• Opsummering - få et hurtigt overblik over en posts historik og nøglepunkter.
• Prioritering - lad AI hjælpe med at identificere de vigtigste leads og sager.

Du kan koble din egen AI-assistent på AmpleoCRM, fx Claude eller en anden assistent, der understøtter MCP (Model Context Protocol). Så kan du bede den om at finde en kunde, oprette en arbejdsopgave eller en salgsmulighed eller flytte en aftale til en anden dag i stedet for at klikke dig igennem formularerne.

Sådan kommer du i gang

1. En administrator slår Tillad AI-assistenter til under AI-assistenter i de personlige indstillinger.
2. Opret en forbindelse samme sted. Giv den et navn, og vælg om assistenten kun må læse eller også må ændre, og hvor længe forbindelsen skal gælde (højst 90 dage).
3. Kopiér adressen og nøglen ind i din assistents opsætning. Nøglen vises kun én gang.

Hvad assistenten kan

• Den arbejder på dine vegne og ser aldrig mere, end du selv må. HR-data kommer den aldrig ind på.
• Den kan læse og oprette virksomheder, kontakter, leads, salgsmuligheder, aktiviteter, opfølgninger, arbejdsopgaver og ressourcebookinger, og den kan læse produkter, tilbud, fakturaer og sager.
• Den kan ikke slette noget.
• Som udgangspunkt må den kun ændre poster, du selv ejer. Når du opretter forbindelsen, kan du give den lov til at ændre alt, hvad du selv må.
• Der er en grænse for, hvor meget den kan læse og ændre i timen og i døgnet.

Se og fortryd

Alt, hvad en assistent ændrer, står under Agentaktivitet, og hver ændring kan fortrydes. Et felt sættes kun tilbage, så længe det stadig har den værdi, assistenten skrev, så en kollegas senere ændring bliver aldrig overskrevet. Mails og kalenderopdateringer, der allerede er sendt som følge af ændringen, kan ikke kaldes tilbage.

En administrator kan se alle forbindelser i organisationen, lukke dem og fortryde alt, hvad en forbindelse har ændret.

Med kontaktformularer kan I fange leads direkte fra jeres hjemmeside. Indlejr en formular på jeres website, og henvendelser flyder automatisk ind i AmpleoCRM som nye poster - klar til opfølgning.

Sådan virker det

1. Opret en kontaktformular under Settings og vælg hvilke felter der skal indgå.
2. Kopier embed-koden og indsæt den på jeres website.
3. Nye henvendelser oprettes automatisk som kontakter (eller servicehenvendelser) i CRM.

Leadfeeder identificerer hvilke virksomheder der besøger jeres hjemmeside. Kobler I det til AmpleoCRM, bliver de virksomheder der viser stor interesse til leads, og I kan se hvilke sider de besøger. Så kan salget tage fat i dem, der allerede kigger.

Opsætning

Under indstillingerne indtaster en administrator jeres konto-id og API-token fra Leadfeeder. Tokenet gemmes krypteret og vises maskeret bagefter.

I Leadfeeder opsætter I derefter en workflow, der sender en virksomhed til AmpleoCRM, når den viser stor interesse, for eksempel når dens intent score bliver høj. Hver virksomhed den sender bliver til et lead, eller opdaterer det lead I allerede har for den.

Sidebesøg

Hver morgen henter AmpleoCRM de seneste sidebesøg for jeres Leadfeeder-leads, så I kan følge med i hvad de kigger på. Når et lead kommer ind, hentes også dets besøg fra de seneste 90 dage.

Med Hent besøgshistorik kan I hente de seneste 90 dage igen for alle jeres Leadfeeder-leads. Der oprettes ikke nye leads, og det kører i baggrunden, så det arbejder videre selvom I forlader siden.

Print formularer, dashboards og lister direkte fra AmpleoCRM. Klar til møder, dokumentation eller arkivering - uden ekstra værktøjer. Klik Print i kommandolinjen på en formular eller brug browserens printfunktion på lister og dashboards.

AmpleoCRM har et fuldt REST API der giver programmatisk adgang til alle data. API'et bruges af Outlook-addinnet, integrationer og eksterne systemer.

• CRUD-operationer på alle enheder (virksomheder, kontakter, salgsmuligheder osv.).
• Filtrering, sortering og paginering via query-parametre.
• To måder at autentificere på: et JWT Bearer-token (OAuth 2.0 / OpenID Connect via Keycloak) til bruger- og loginbaseret adgang, eller en API-nøgle til system-til-system-integrationer (se afsnittet API-nøgler).
• Al data er isoleret pr. organisation - du kan kun tilgå data der tilhører din organisation.

Se den fulde API-dokumentation på ampleocrm.com/api-documentation.

En API-nøgle giver et eksternt system (en integration eller en automatisering) adgang til REST API'et, uden at en bruger skal logge ind. Hver nøgle hører til jeres organisation og har en rolle, der bestemmer hvad den kan. Din bruger skal have Admin-rollen for at oprette nøgler.

Sådan opretter du en nøgle

1. Gå til Settings → Integration (eller direkte til /settings/integration).
2. Klik API Keys og derefter "Opret ny API-nøgle" i øverste hjørne.
3. Udfyld felterne (se nedenfor) og klik Gem.

Felter

• Navn (påkrævet) - et sigende navn, f.eks. navnet på den integration nøglen bruges til.
• Rolle - hvad nøglen må: user, manager eller admin. Vælg den laveste rolle der løser opgaven (f.eks. user til at oprette kontaktpersoner).
• Tilladte entitetstyper - en kommasepareret liste der begrænser nøglen til bestemte tabeller (f.eks. Contact eller Company,Contact). Lades feltet blankt, har nøglen adgang til alle data som rollen tillader.
• Udløber - valgfri udløbsdato. Sæt en dato hvis nøglen kun skal bruges midlertidigt; efter den dato afvises nøglen.
• Status - Aktiv eller Tilbagekaldt. Nye nøgler oprettes som Aktive. Sæt status til Tilbagekaldt for at deaktivere nøglen med det samme.

Sådan bruges nøglen

Det eksterne system sender nøglen med i HTTP-headeren X-Api-Key på hver forespørgsel. En kontaktperson oprettes f.eks. ved at sende en POST til /api/v1/Contact. Se den fulde API-dokumentation på ampleocrm.com/api-documentation.